Waarom de douane zo streng kijkt naar uw factuur
De handelsfactuur is het belangrijkste document bij elke douaneaangifte. De douane bepaalt er de douanewaarde mee, en daarmee de invoerrechten en btw die u betaalt. Klopt de factuur niet, dan klopt de aangifte niet.
Een onvolledige factuur is de meest voorkomende oorzaak van vertraging bij invoer en uitvoer. De aangifte kan pas worden ingediend als alle gegevens compleet zijn, en bij controle achteraf kan een foute factuur leiden tot naheffing of correctie.
De gegevens op een rij
Er is geen voorgeschreven formulier. De douane verlangt een set gegevens om de aangifte te kunnen doen — de kern moet er altijd op staan, en enkele gegevens zijn niet wettelijk verplicht maar versnellen de aangifte en voorkomen discussie:
- Verkoper en koper: volledige naam, adres en land, plus EORI-nummer waar relevant
- Factuurnummer en datum
- Goederenomschrijving per artikel: concreet en herkenbaar, geen verzamelbegrippen
- HS-code per artikel (sterk aanbevolen, niet wettelijk verplicht): minimaal 6 cijfers, bij voorkeur de volledige goederencode
- Hoeveelheid en gewicht: aantal stuks, netto- en brutogewicht per regel
- Prijs en totaalwaarde: per artikelregel en als totaal, met valutacode
- Leveringsconditie (Incoterm) (sterk aanbevolen): inclusief plaatsnaam, bijvoorbeeld “FCA Aalsmeer”
- Land van oorsprong: per artikel, niet te verwarren met het land van verzending
Bij preferentiële handel (bijvoorbeeld met het Verenigd Koninkrijk of Zuid-Korea) kan daarnaast een oorsprongsverklaring op de factuur staan. Die verklaring heeft een vaste tekst en is aan voorwaarden gebonden.
De Incoterm bepaalt mee wat u betaalt
De leveringsconditie op de factuur is niet alleen een afspraak tussen koper en verkoper. Zij bepaalt mede welke kosten bij de douanewaarde worden opgeteld, zoals vracht en verzekering tot de EU-buitengrens.
Een factuur op EXW-basis betekent doorgaans dat vracht- en verzekeringskosten nog bij de waarde moeten worden geteld. Bij CIF zitten die er al in. Staat er geen Incoterm op de factuur, dan moet de aangever dit alsnog uitzoeken — en dat kost tijd.
Praktijkvoorbeeld
Een importeur ontvangt machineonderdelen uit China met als omschrijving “machine parts” en zonder Incoterm. De douane vraagt om verduidelijking: welke onderdelen, welke HS-code, en zit de zeevracht in de prijs?
De zending staat drie dagen stil tot de leverancier een gecorrigeerde factuur stuurt. Met een volledige factuur — concrete omschrijving per regel, HS-codes en “CIF Rotterdam” — was de aangifte dezelfde dag ingediend.
Checklist voor uw leverancier
Stuur uw buitenlandse leverancier een korte instructie mee bij de bestelling. Vraag om: concrete omschrijvingen, HS-codes, gewichten per regel, valuta, Incoterm met plaatsnaam en land van oorsprong. Dat voorkomt vrijwel alle factuurproblemen aan de grens.
DouaneDoc controleert aangeleverde facturen voordat de aangifte wordt ingediend. U uploadt uw documenten, onze AI-documentherkenning leest de gegevens uit en een declarant beoordeelt of alles compleet is — als AEO-F gecertificeerd douaneagent dienen wij daarna direct de invoeraangifte of uitvoeraangifte in.