DouaneDoc neemt uw privacy serieus. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
DouaneDoc is een handelsnaam van Aircargo Netherlands B.V., een douaneagent gevestigd op Samoaweg 4, 1432 BZ Aalsmeer.
U bereikt onze functionaris gegevensbescherming (FG) via:
- E-mail: sales@aircargo.nl
- Telefoon: 088 088 2407
- Post: Samoaweg 4, 1432 BZ Aalsmeer
2. Welke gegevens verwerken wij?
Voor onze douanewerkzaamheden verwerken wij:
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, EORI-nummer, adres.
- Contactpersoongegevens: naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer.
- Zendingsgegevens: HS-codes, goederenbeschrijving, oorsprong, bestemming, waarde, gewicht — voor zover voor de douaneaangifte vereist.
- Financiële gegevens: factuur- en betaalinformatie.
- Communicatie: e-mailcorrespondentie, telefoongesprek-aantekeningen, contact- of offerteformulier-inzendingen.
- Website-gebruik: enkel technische gegevens (IP-adres, browser, gebruikte pagina's) voor zover noodzakelijk voor het functioneren van de website.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op één of meer van de volgende grondslagen (artikel 6 AVG):
- Uitvoering van een overeenkomst — om uw douaneaangiften te verzorgen, certificaten aan te vragen en u te factureren.
- Wettelijke verplichting — om te voldoen aan douane-, fiscale- en bewaarplichten (DWU, AWR, Wet OB, Wet ter voorkoming van witwassen).
- Gerechtvaardigd belang — voor klantenadministratie, bedrijfsvoering, marketing aan zakelijke contacten en beveiliging van onze systemen.
- Toestemming — bij specifieke verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is (bijvoorbeeld nieuwsbriefinschrijving).
4. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten:
- Douane Nederland en de Belastingdienst — voor douaneaangiften, EORI-validatie en BTW-afhandeling.
- Kamer van Koophandel — voor afgifte van certificaten van oorsprong, EUR.1, ATA-Carnet.
- NVWA — voor fytosanitaire en veterinaire keuringen.
- EU-systemen zoals NCTS, AGS, DMS, ICS2, EMCS, TRACES NT — voor de elektronische aangiften.
- Onze IT-leveranciers en hostingpartij — onder verwerkersovereenkomst (DPA), uitsluitend op onze instructie.
- Onze accountant en juridisch adviseur — onder beroepsgeheim.
Wij verkopen of verhuren nooit uw gegevens aan derden voor marketing- of profileringsdoeleinden.
5. Worden gegevens buiten de EU verwerkt?
In beginsel verwerken wij gegevens binnen de EU/EER. Voor douaneprocessen worden zendingsgegevens noodzakelijkerwijs gedeeld met overheden van bestemmings- of doorvoerlanden buiten de EU — dat is een wettelijke verplichting. Voor IT-dienstverlening met partijen buiten de EU sluiten wij de EU Standard Contractual Clauses (SCC's) af.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Douane- en fiscale bescheiden: 7 jaar (artikel 52 AWR).
- Klantadministratie: 7 jaar na einde van de relatie.
- Offerte- en contactformulieren zonder vervolg: 12 maanden.
- Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding sollicitatieprocedure (of 1 jaar met toestemming).
- Web-logs: maximaal 6 maanden.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer, periodieke back-ups, en personeelstrainingen rondom informatiebeveiliging. DouaneDoc is onderdeel van een AEO-F gecertificeerde organisatie — daarvoor gelden aanvullende eisen aan informatiebeveiliging die wij toepassen.
8. Cookies en website-tracking
Onze website gebruikt geen tracking-cookies of advertentie-pixels. Voor details verwijzen wij naar onze cookieverklaring.
9. Uw rechten onder de AVG
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen (voor zover mogelijk binnen onze wettelijke bewaarplicht);
- de verwerking te beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
- verleende toestemming in te trekken.
Stuur uw verzoek naar sales@aircargo.nl. Wij reageren binnen één maand.
10. Klacht bij de toezichthouder
Bent u het niet eens met hoe wij omgaan met uw gegevens? U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail.
Contact privacy-zaken
DouaneDoc — Aircargo Netherlands B.V.
Samoaweg 4, 1432 BZ Aalsmeer
088 088 2407 ·
sales@aircargo.nl