Sie importieren Container aus Asien oder exportieren ins UK, in die USA oder den Nahen Osten. Kein Problem — bis der Zoll ein Dokument verlangt, das Sie nicht haben, ein HS-Code sich geändert hat oder die Einfuhr-MwSt. plötzlich Ihr Betriebskapital aufzehrt. Für KMU lohnt sich eine eigene Zollabteilung selten, die Folgen von Fehlern jedoch sehr wohl. DouaneDoc übernimmt den Zollteil vollständig — als Verlängerung Ihrer Einkaufs- oder Logistikabteilung, mit derselben Aufmerksamkeit, als wäre es unser eigenes Unternehmen.
Was bewegt Importeure und Exporteure
Der niederländische Importeur oder Exporteur im KMU sitzt zwischen zwei Welten. Auf der einen Seite verlangt der Zoll immer mehr digitale Präzision: AGS, DMS 4.0, ICS2, EU Customs Data Hub — alles Systeme, in denen Ihre Anmeldung fehlerfrei landen muss. Auf der anderen Seite verlangt Ihr Kunde oder Lieferant Geschwindigkeit und Flexibilität. Ein Container, der am Terminal steht, kostet Demurrage, eine falsche Ausfuhranmeldung verzögert Lieferung und Fakturierung.
Hinzu kommt die Regulierung: Sanktionslisten (EU, OFAC, UN), Dual-Use-Güter, CITES, CBAM für Stahl, Aluminium, Zement und Düngemittel, sowie die strenger werdenden Ursprungsanforderungen unter Freihandelsabkommen. Viele Unternehmer entdecken erst bei einer Prüfung, dass sie jahrelang ohne gültige Lieferantenerklärung unter EUR.1 exportiert haben — mit Nachforderungen als Folge.
Schließlich ist da die MwSt. Wer aus einem Drittland importiert, zahlt grundsätzlich direkt Einfuhr-MwSt. Mit einer Bewilligung Artikel 23 oder über einen Steuervertreter verlagern Sie die MwSt. in Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und halten Ihre Liquidität gesund. Das ist für viele KMU der Unterschied zwischen Betriebskapital für den nächsten Einkauf — oder nicht.
Dokumente, die Importeure und Exporteure oft benötigen
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Einfuhranmeldung (DMS 4.0) — Die Standardanmeldung zur Einfuhr für Waren aus Drittländern. Wir übernehmen Klassifizierung, Wertfeststellung und MwSt.-Abwicklung.
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Ausfuhranmeldung (DECO/AGS) — Verpflichtend für Sendungen außerhalb der EU. Inklusive EX-A, EORI-Prüfung und Anbindung an den Beförderer für die Ausgangsbestätigung.
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EUR.1 / EUR-MED / Ursprungserklärung auf der Rechnung — Für Präferenztarife unter Freihandelsabkommen (UK, Kanada, Japan, Südkorea, Vietnam usw.). Wir prüfen, ob Ihre Waren tatsächlich den Ursprungsregeln entsprechen.
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T1-Dokument — Für die Durchfuhr unter Aussetzung der Abgaben, beispielsweise von Schiphol oder Rotterdam zu Ihrem eigenen Lager.
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CMR / Bill of Lading / AWB — Beförderungsdokumente, die wir an Ihre Anmeldung anbinden für eine lückenlose Dossierführung.
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Ursprungszeugnis (KvK) — Nicht-präferenziell, oft erforderlich von L/C-Banken oder importierenden Ländern.
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Sanktions- und Dual-Use-Screening — Automatisierte Prüfung von Abnehmern und Waren gegen EU-, OFAC- und UN-Listen.
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CBAM-Berichterstattung — Für Importeure von CBAM-Gütern: Quartalsbericht und (ab 2026) Zertifikatskauf.
Wie wir Importeure und Exporteure betreuen
Wir arbeiten für Sie, als wären wir Ihre eigene interne Zollabteilung. Keine Kundennummer, keine Ticket-Warteschlange — ein fester Ansprechpartner, der Ihre Produkte, Lieferanten und HS-Codes kennt. Konkret bedeutet das:
- EORI- und Bewilligungs-Scan beim Onboarding. Haben Sie eine EORI? Eine Bewilligung Artikel 23? Eventuell AEO? Wenn nicht, beantragen wir sie mit Ihnen, sodass Sie die steuerlichen und operativen Vorteile direkt mitnehmen.
- HS-Code-Bibliothek pro Kunde. Wir legen Ihre Artikel einmal sauber in einer eigenen Artikelliste mit dem richtigen GN-Code, Ursprung und ggf. Bewilligungen an. Folgende Anmeldungen laufen dadurch schneller und konsistenter.
- Steuervertreter für ausländische Auftraggeber. Sind Sie ein ausländischer Importeur, der in NL einführt? Wir treten als Ihr beschränkter oder allgemeiner Steuervertreter auf.
- White-Label-Option. Arbeiten Sie mit Endkunden, die nicht wissen müssen, dass eine dritte Partei die Anmeldung vornimmt? Wir liefern unter Ihrem Namen und Briefpapier.
- AEO-Coaching. Möchten Sie selbst AEO-zertifiziert werden für niedrigere Sicherheitsleistungen und schnellere Abwicklung? Wir begleiten den gesamten Prozess.
Unsere Anbindungen an DMS 4.0, NCTS, ICS2 und das Finanzamt sind live — kein manuelles Übertragen mehr. Für Kunden mit größeren Volumen können wir auch über API oder CSV aus Ihrem ERP (Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics) Anmeldungen erstellen. Sehen Sie unsere Einfuhranmeldung und Ausfuhranmeldung für Details.
Häufige Fragen von Importeuren und Exporteuren
Brauche ich eine EORI-Nummer?
Ja. Jeder Unternehmer, der innerhalb der EU Waren ein- oder ausführt, benötigt eine EORI. Sie ist kostenlos und wir beantragen sie innerhalb eines Werktages für Sie beim Finanzamt Zoll.
Was ist der Unterschied zwischen Artikel 23 und einem Steuervertreter?
Mit einer Bewilligung Artikel 23 verlagern Sie als niederländischer Unternehmer die Einfuhr-MwSt. in Ihre eigene MwSt.-Voranmeldung — keine Vorfinanzierung mehr. Sind Sie im Ausland ansässig und haben keine niederländische MwSt.-Registrierung? Dann kann ein Steuervertreter (beschränkt oder allgemein) den gleichen Vorteil bieten, sofern Sie uns als Vertreter bestellen.
Wie weiß ich, ob mein HS-Code stimmt?
HS-Codes sind die Grundlage jeder Anmeldung: Sie bestimmen Einfuhrabgaben, Antidumpingabgaben, MwSt.-Satz und ggf. Bewilligungspflicht. Wir prüfen Ihre Codes anhand der EU-TARIC-Datenbank und beantragen bei Zweifeln eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA) für Sie — eine rechtlich bindende Entscheidung des Zolls, drei Jahre gültig.
Was, wenn der Zoll meine Sendung kontrolliert?
Wir vertreten Sie bei physischen Kontrollen, Scan- oder Dokumentenkontrollen. Da wir vorab mit einem sauberen Dossier arbeiten (richtige Klassifizierung, Wert, Ursprung, Bewilligungen), enden Kontrollen selten in Nachforderungen. Sollte es dennoch passieren, begleiten wir den Einspruch.
Loslegen
Sind Sie unsicher, ob Ihre aktuellen Anmeldungen stimmen, oder steht ein erster Import an? Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an oder nehmen Sie Kontakt auf — meist können wir innerhalb eines Werktages loslegen.