Importateurs et exportateurs

Vous importez des conteneurs d’Asie ou exportez vers le Royaume-Uni, les États-Unis ou le Moyen-Orient. Pas de souci - jusqu’au moment où la douane demande un document que vous n’avez pas, où un code SH s’avère avoir changé, ou où la TVA à l’importation accapare soudainement votre fonds de roulement. Pour les PME, un service douanier interne est rarement rentable, mais les conséquences des erreurs, elles, le sont. DouaneDoc reprend intégralement la partie douanière - comme prolongement de votre service achats ou logistique, avec la même attention que si c’était notre propre entreprise.

Ce qui se joue chez les importateurs et exportateurs

L’importateur ou l’exportateur PME néerlandais est coincé entre deux mondes. D’un côté, la douane exige une précision numérique toujours plus grande : AGS, DMS 4.0, ICS2, EU Customs Data Hub - autant de systèmes dans lesquels votre déclaration doit atterrir sans faute. De l’autre, votre client ou fournisseur exige rapidité et flexibilité. Un conteneur qui reste sur le terminal coûte des frais de surestaries, une mauvaise déclaration d’exportation retarde la livraison et la facturation.

Par-dessus s’ajoute la réglementation : listes de sanctions (UE, OFAC, ONU), biens à double usage, CITES, CBAM pour l’acier, l’aluminium, le ciment et les engrais, et les exigences d’origine de plus en plus strictes sous les accords de libre-échange. Beaucoup d’entrepreneurs ne découvrent que lors d’un contrôle qu’ils exportent depuis des années sans déclaration de fournisseur valable sous EUR.1 - avec à la clé des redressements.

Enfin, il y a la TVA. Qui importe d’un pays tiers paie en principe immédiatement la TVA à l’importation. Avec une autorisation article 23 ou via un représentant fiscal, vous autoliquidez la TVA sur votre déclaration de TVA et préservez votre trésorerie. Pour beaucoup de PME, c’est la différence entre disposer ou non de fonds de roulement pour le prochain achat.

Documents fréquemment nécessaires aux importateurs et exportateurs

• Déclaration d’importation (DMS 4.0) - La déclaration standard à l’importation pour des marchandises en provenance de pays tiers. Nous gérons la classification, la détermination de la valeur et le traitement TVA.

• Déclaration d’exportation (DECO/AGS) - Obligatoire pour les envois hors UE. Y compris EX-A, contrôle EORI et liaison avec le transporteur pour la confirmation de sortie.

• EUR.1 / EUR-MED / déclaration d’origine sur facture - Pour le tarif préférentiel sous accords de libre-échange (Royaume-Uni, Canada, Japon, Corée du Sud, Vietnam, etc.). Nous vérifions si vos marchandises satisfont effectivement aux règles d’origine.

• Document T1 - Pour le transit sous suspension de droits, par exemple depuis Schiphol ou Rotterdam vers votre propre entrepôt.

• CMR / Bill of Lading / AWB - Documents de transport que nous rattachons à votre déclaration pour une constitution de dossier complète.

• Certificat d’origine (CCI) - Non préférentiel, souvent exigé par les banques L/C ou les pays importateurs.

• Filtrage sanctions et dual-use - Contrôle automatisé des clients et marchandises par rapport aux listes UE, OFAC et ONU.

• Reporting CBAM - Pour les importateurs de marchandises CBAM : reporting trimestriel et (à partir de 2026) achat de certificats.

Comment nous accompagnons les importateurs et exportateurs

Nous travaillons pour vous comme si nous étions votre propre service douanier interne. Pas de numéro client, pas de file d’attente de tickets - un interlocuteur fixe qui connaît vos produits, fournisseurs et codes SH. Concrètement, cela signifie :

• Audit EORI et autorisations à l’admission. Avez-vous un EORI ? Une autorisation article 23 ? Éventuellement AEO ? Sinon, nous les demandons avec vous pour que vous récupériez immédiatement les avantages fiscaux et opérationnels.
• Bibliothèque de codes SH par client. Nous consignons une fois pour toutes vos articles dans une liste propre avec le bon code NC, l’origine et les éventuelles autorisations. Les déclarations suivantes vont ainsi plus vite et de manière plus cohérente.
• Représentant fiscal pour les donneurs d’ordre étrangers. Vous êtes un importateur étranger qui importe aux Pays-Bas ? Nous intervenons en tant que votre représentant fiscal limité ou général.
• Option marque blanche. Vous travaillez avec des clients finaux qui n’ont pas à savoir qu’un tiers fait la déclaration ? Nous livrons sous votre nom et papier à en-tête.
• Coaching AEO. Vous souhaitez vous-même devenir certifié AEO pour des cautionnements plus faibles et un traitement plus rapide ? Nous accompagnons l’ensemble du parcours.

Nos intégrations avec DMS 4.0, NCTS, ICS2 et l’Administration fiscale sont en production - plus de ressaisie manuelle. Pour les clients à plus gros volumes, nous pouvons aussi créer des déclarations via API ou CSV depuis votre ERP (Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics). Voyez notre déclaration d’importation et notre déclaration d’exportation pour les détails.

Questions fréquentes des importateurs et exportateurs

Ai-je besoin d’un numéro EORI ?

Oui. Tout entrepreneur qui importe ou exporte des marchandises au sein de l’UE a besoin d’un EORI. C’est gratuit et nous le demandons sous un jour ouvré pour vous auprès de la Douane des Pays-Bas.

Quelle est la différence entre l’article 23 et un représentant fiscal ?

Avec une autorisation article 23, en tant qu’entrepreneur néerlandais, vous autoliquidez la TVA à l’importation sur votre propre déclaration de TVA - plus de préfinancement. Vous êtes établi à l’étranger et n’avez pas d’enregistrement TVA aux Pays-Bas ? Un représentant fiscal (limité ou général) peut alors offrir le même avantage, à condition de nous désigner comme représentant.

Comment savoir si mon code SH est correct ?

Les codes SH sont la base de toute déclaration : ils déterminent les droits d’importation, les droits antidumping, le taux de TVA et l’éventuelle obligation d’autorisation. Nous vérifions vos codes par rapport à la base TARIC de l’UE et, en cas de doute, demandons pour vous un Renseignement Tarifaire Contraignant (RTC) - une décision juridiquement contraignante de la douane valable trois ans.

Que se passe-t-il si la douane contrôle mon envoi ?

Nous vous représentons lors des contrôles physiques, scanner ou documentaires. Comme nous travaillons en amont avec un dossier propre (classification, valeur, origine, autorisations correctes), nous voyons rarement les contrôles déboucher sur des redressements. Si cela arrive néanmoins, nous accompagnons le recours.

Passons à l’action

Vous doutez de la conformité de vos déclarations actuelles, ou un premier import est-il à l’agenda ? Demandez un devis sans engagement ou contactez-nous - généralement, nous pouvons commencer sous un jour ouvré.