ICS2 Phase 3 — was bedeutet das für Importeure?

ICS2 (Import Control System 2) ist das europäische Pre-Arrival-System, mit dem Importdaten bereits vor Ankunft an den EU-Zoll gemeldet werden. Mit Phase 3, in Kraft getreten am 1. März 2025, gilt das nun für Schienen- und Straßenverkehr — zusätzlich zu Phase 1 (Post/Express Luft, seit 15. März 2023) und Phase 2 (gesamte Luftfracht, seit 1. März 2024). Für Importeure bedeutet das: vollständige Daten — einschließlich 6-stelliger HS-Code und klarer Warenbeschreibung — müssen weit vor Ankunft verfügbar sein, sonst folgt ein Hold.

Was ist ICS2 genau?

ICS2 ist das Nachfolgesystem des alten ICS (Import Control System) und fällt unter den Unionszollkodex (UZK, Verordnung 952/2013) und die zugehörige Durchführungsverordnung 2015/2447. Das System wurde entworfen, um die Risikoanalyse vor Eintritt zu verbessern — vor dem Verladen in der Luft und vor Ankunft in anderen Modalitäten — und um den Kampf gegen Schmuggel, Terrorismus und illegalen Handel zu unterstützen.

Die Grundlage ist die Entry Summary Declaration (ENS): eine elektronische Pre-Arrival-Anmeldung mit Warendaten, Route, Beförderer, Empfänger und Risikomerkmalen. Diese ENS wird zentral in der Shared Trader Interface (STI) der EU-Kommission verarbeitet und in Echtzeit an die zuständigen nationalen Zollbehörden verteilt.

Die drei Phasen

Phase 3 war ursprünglich für 2024 geplant, wurde aber in Tranchen ausgerollt:

• Maritime Carriers: 3. Juni 2024
• House-Level-Filer in der Seefracht: 4. Dezember 2024
• Schienen- und Straßenverkehr: 1. April 2025 (angepasstes Datum)
• Binnenwasser: 1. September 2025

Seit dem 1. September 2025 fällt also der gesamte Warenstrom in die EU unter ICS2.

Was müssen Sie als Importeur liefern?

ICS2 verlangt einen vollständigen Datensatz, und genau hier liegt die praktische Herausforderung. Die wichtigsten Felder:

• HS-6-Code (Harmonisiertes System auf 6 Stellen Minimum, EU-Kombinierte Nomenklatur auf 8 Stellen bevorzugt).
• Warenbeschreibung in klaren Handelsbegriffen — keine Allgemeinplätze wie „general merchandise”, „samples”, „FAK”, „spare parts” ohne Spezifikation.
• EORI-Nummern von Absender, Empfänger und ggf. Verlader/Entlader.
• Wert und Gewicht pro Sendungsposition.
• Adressen (keine Postfächer mehr zulässig).
• House Air Waybill / House Bill of Lading-Nummer für Konsolidierungssendungen.
• Transportdaten: Flugnummer, Schiff, Zugroute, Kennzeichen.

Vage Beschreibungen werden vom EU-Risikosystem direkt markiert. Eine ENS mit „auto parts” wird abgelehnt oder führt zu einer Do-Not-Load (DNL)- oder Do-Not-Unload-Anweisung.

Eine gute Beschreibung ist kein Marketingtext. Schreiben Sie „Gummidichtungsringe für Automotor, Durchmesser 50 mm” statt „auto parts”.

Wie funktioniert es in der Praxis?

Bei Luftfracht

Der Carrier (die Fluggesellschaft) ist gesetzlich für die Einreichung der Master ENS verantwortlich. Bei Konsolidierungssendungen reicht der Spediteur (Hausanmelder) die House ENS ein.

Zeitlinie:

1. Master ENS durch Carrier vor dem Verladen auf Flügen in die EU eingereicht.
2. House ENS durch Spediteur, sobald Waren gebucht sind.
3. Risikobewertung durch EU-Zoll in Echtzeit; Ergebnis: grün (no action), orange (zusätzliche Kontrolle bei Ankunft), rot (Do Not Load).
4. Ankunft und Gestellung: Ohne abgeschlossene ICS2-Meldung kann die Sendung nicht eintreten.

Bei Straßentransport

Für Straßentransport (seit 1. April 2025) ist der Carrier-Anmelder verantwortlich, oft der internationale Straßenbeförderer. Die ENS muss vor Ankunft an der EU-Außengrenze eingereicht sein — in der Praxis mindestens 1 Stunde vor Passage.

Bei Seefracht

24-Stunden-Regel: ENS mindestens 24 Stunden vor Verladen im Abgangshafen für Tiefsee. Für Short-Sea (innerhalb Europas, kürzer als 24 Stunden Fahrzeit) gelten kürzere Fristen, manchmal nur 2 Stunden vor Ankunft.

Die Rolle der EORI-Nummer und Datenanbindungen

ICS2 verlangt, dass alle Parteien in der Kette eine EORI-Nummer haben (siehe unsere Erklärung zu EORI beantragen). Der niederländische Importeur muss seine EORI rechtzeitig mit dem ausländischen Lieferanten und dem Carrier oder Spediteur teilen.

Außerdem koppelt ICS2 mit:

• AGS Einfuhr: für die endgültige Einfuhranmeldung nach Eintritt.
• NCTS: wenn die Sendung nach Ankunft unter T1 weiterreist.
• EMCS: für verbrauchsteuerpflichtige Waren.
• Single-Window-CHED-Datenbank: für Lebensmittel und Pflanzen (siehe auch unseren Artikel zur CVO-Checkliste).

Häufige Fehler

1. Nicht-rechtzeitige Datenlieferung an Carrier

Der Importeur denkt: „der Spediteur regelt das schon”. Aber der Carrier muss die ENS vor Verladen einreichen — manchmal 24+ Stunden früher. Bei Verzögerung in Rechnung, Packliste oder HS-Code folgt ein Do Not Load, und die Sendung bleibt zurück. Liefern Sie Daten 48 Stunden vor geplantem Verladen.

2. Vage Warenbeschreibung

Unverändert das größte Problem in der gesamten ICS2-Kette. Das EU-Risikosystem markiert automatisch Beschreibungen, die zu generisch sind. Kategorien, die immer zusätzliche Details erfordern: Maschinenteile, Chemikalien, Textilien, Elektronik, Lebensmittel.

3. Keine oder fehlerhafte EORI

Ein Abnehmer ohne EORI oder mit ungültiger Nummer kann nicht als Empfänger in einer ENS stehen. Importeure, die gelegentlich importieren, vergessen oft, ihre EORI zu beantragen oder weiterzugeben.

4. Postfächer als Adresse

Seit Phase 2 sind Postfachadressen für Absender oder Empfänger nicht mehr zulässig. Eine echte Niederlassungsadresse ist verpflichtend.

5. House-Anmeldung unterschätzen

Bei Konsolidierungssendungen muss die House ENS auch separat eingereicht werden. Spediteure ohne STI-Anbindung müssen über einen Hub-Anmelder arbeiten — sonst entstehen Lücken.

6. Fehlende oder fehlerhafte HS-Codes

Ein 6-stelliger Code ist verpflichtend; viele Verkaufsrechnungen geben nur einen 4-stelligen Code oder gar keinen an. Importieren Sie eine aktuelle HS-Tabelle in Ihr ERP und validieren Sie vor Versand.

Was tun bei einem Hold oder DNL?

• Do-Not-Load: Kontakt mit dem Carrier; geänderte oder ergänzte ENS vor neuem Lade-Window einreichen.
• Hold bei Ankunft: Warten auf Kontaktanweisung des Zolls. Oft folgt eine zusätzliche Datenanforderung oder physische Kontrolle.
• Zusatzkosten: Lagerung im Zolllager während der Untersuchung (10 € – 50 € pro Tag), Demurrage bei Containern, verzögerte Lieferung an Kunden.

In der Praxis sehen wir, dass gut vorbereitete Importeure weniger als 0,5 % Holds haben, während nicht vorbereitete Unternehmen über 5 % kommen.

Was sollten Sie jetzt regeln?

• Auditieren Sie Ihre Stammdaten: HS-Codes 6+ Stellen pro Artikel, klare Beschreibungen, korrekte EORI von Abnehmern in allen Ländern.
• Treffen Sie Vereinbarungen mit Carriern und Spediteuren: Wer liefert was und wann? Legen Sie das im SLA fest.
• Schulen Sie Ihre Einkaufs- und Auftragsabteilung: Sie senden die Daten an ausländische Lieferanten. Schlechter Input = schlechte ENS.
• Überwachen Sie Ihre offenen Sendungen: Monitoren Sie proaktiv auf DNL- oder Hold-Meldungen.

Loslegen

ICS2 ist keine vorübergehende Spitze, sondern die neue Norm. Unternehmen, die ihre Daten gut im Griff haben, erleiden keine Verzögerung. Der Rest zahlt strukturell mehr für Lagerung, Demurrage und verpasste Deadlines.

DouaneDoc unterstützt Sie bei ICS2-Screening, Datenaudits und der Einreichung von House-ENS, wo nötig. Sehen Sie unsere Einfuhranmeldung-Leistung oder fordern Sie ein Angebot an. Für Pharma-Importeure haben wir einen spezifischen Artikel zu Pharma & ICS2 mit Fokus auf die Kühlkette.

Direkter Kontakt: 088 088 2407 (international: +31 88 088 2407) oder sales@aircargo.nl.