U importeert containers uit Azië of exporteert naar de UK, de VS of het Midden-Oosten. Geen probleem — totdat de douane vraagt om een document dat u niet heeft, een HS-code blijkt te zijn veranderd, of de BTW bij invoer ineens uw werkkapitaal opslokt. Voor het MKB is een eigen douane-afdeling zelden rendabel, maar de gevolgen van fouten zijn dat wel. DouaneDoc neemt het douanedeel volledig over — als verlengstuk van uw inkoop- of logistieke afdeling, met dezelfde aandacht alsof het ons eigen bedrijf was.
Wat speelt er bij importeurs en exporteurs
De Nederlandse importeur of exporteur in het MKB zit klem tussen twee werelden. Aan de ene kant verlangt de douane steeds meer digitale precisie: AGS, DMS 4.0, ICS2, EU Customs Data Hub — allemaal systemen waarin uw aangifte foutloos moet landen. Aan de andere kant verlangt uw klant of leverancier snelheid en flexibiliteit. Een container die op de terminal staat kost demurrage, een verkeerde uitvoeraangifte vertraagt levering en facturatie.
Daarbovenop komt de regelgeving: sanctielijsten (EU, OFAC, VN), dual-use goederen, CITES, CBAM voor staal, aluminium, cement en kunstmest, en de strenger wordende oorsprongseisen onder vrijhandelsakkoorden. Veel ondernemers ontdekken pas bij een controle dat ze al jaren zonder geldige leveranciersverklaring exporteren onder EUR.1 — met naheffingen tot gevolg.
Tot slot is er de BTW. Wie vanuit een derde land importeert betaalt in principe direct invoer-BTW. Met een artikel 23-vergunning of via een fiscaal vertegenwoordiger verlegt u de BTW naar uw aangifte omzetbelasting en houdt u uw cashflow gezond. Dat is voor veel MKB’ers het verschil tussen wel of geen werkkapitaal voor de volgende inkoop.
Documenten die importeurs en exporteurs vaak nodig hebben
-
Invoeraangifte (DMS 4.0) — De standaard aangifte ten invoer voor goederen uit derde landen. Wij verzorgen de classificatie, waardevaststelling en BTW-afhandeling.
-
Uitvoeraangifte (DECO/AGS) — Verplicht voor zendingen buiten de EU. Inclusief EX-A, EORI-controle en koppeling met de vervoerder voor de bevestiging van uitgang.
-
EUR.1 / EUR-MED / oorsprongsverklaring op factuur — Voor preferentieel tarief onder vrijhandelsakkoorden (UK, Canada, Japan, Zuid-Korea, Vietnam, etc.). Wij toetsen of uw goederen daadwerkelijk voldoen aan de oorsprongsregels.
-
T1-document — Voor doorvoer onder schorsing van rechten, bijvoorbeeld vanaf Schiphol of Rotterdam naar uw eigen entrepot.
-
CMR / Bill of Lading / AWB — Vervoerdocumenten die wij koppelen aan uw aangifte voor een sluitende dossiervorming.
-
Certificaat van oorsprong (KvK) — Niet-preferentieel, vaak vereist door L/C-banken of importerende landen.
-
Sanctie- en dual-use screening — Geautomatiseerde controle van afnemers en goederen tegen EU-, OFAC- en VN-lijsten.
-
CBAM-rapportage — Voor importeurs van CBAM-goederen: kwartaalrapportage en (vanaf 2026) certificaatkoop.
Hoe wij importeurs en exporteurs bedienen
Wij werken voor u alsof we uw eigen interne douaneafdeling zijn. Geen klantnummer, geen ticketwachtrij — een vast aanspreekpunt dat uw producten, leveranciers en HS-codes kent. Concreet betekent dat:
- EORI- en vergunningenscan bij intake. Heeft u een EORI? Een artikel 23-vergunning? Eventueel AEO? Zo niet, dan vragen we ze met u aan zodat u de fiscale en operationele voordelen direct binnenhaalt.
- HS-code-bibliotheek per klant. Wij leggen uw artikelen één keer goed vast in een eigen artikellijst met de juiste GN-code, oorsprong, en eventuele vergunningen. Volgende aangiften gaan daardoor sneller en consistenter.
- Fiscaal vertegenwoordiger voor buitenlandse opdrachtgevers. Bent u een buitenlandse importeur die in NL invoert? Wij treden op als uw beperkt of algemeen fiscaal vertegenwoordiger.
- Witlabel-optie. Werkt u met eindklanten die niet hoeven te weten dat een derde partij de aangifte doet? Wij leveren onder uw naam en briefpapier.
- AEO-coaching. Wilt u zelf AEO-gecertificeerd worden voor lagere zekerheidsstellingen en snellere afhandeling? Wij begeleiden het hele traject.
Onze koppelingen met DMS 4.0, NCTS, ICS2 en de Belastingdienst zijn live — geen handmatige overtypwerk meer. Voor klanten met grotere volumes kunnen wij ook via API of CSV uit uw ERP (Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics) aangiften aanmaken. Bekijk onze invoeraangifte en uitvoeraangifte voor de details.
Veelgestelde vragen vanuit importeurs en exporteurs
Heb ik een EORI-nummer nodig?
Ja. Iedere ondernemer die binnen de EU goederen invoert of uitvoert heeft een EORI nodig. Het is gratis en wij vragen het binnen één werkdag voor u aan bij de Belastingdienst Douane.
Wat is het verschil tussen artikel 23 en een fiscaal vertegenwoordiger?
Met een artikel 23-vergunning verlegt u als Nederlandse ondernemer de invoer-BTW naar uw eigen BTW-aangifte — geen voorfinanciering meer. Bent u buitenlands gevestigd en heeft u geen Nederlandse BTW-registratie? Dan kan een fiscaal vertegenwoordiger (beperkt of algemeen) hetzelfde voordeel bieden, mits u ons als vertegenwoordiger aanstelt.
Hoe weet ik of mijn HS-code klopt?
HS-codes zijn de basis van iedere aangifte: ze bepalen invoerrechten, antidumpingheffingen, BTW-tarief en eventuele vergunningplicht. Wij toetsen uw codes tegen de EU TARIC-databank en, bij twijfel, vragen voor u een Bindende Tariefinlichting (BTI) aan — een juridisch bindend besluit van de douane dat drie jaar geldig is.
Wat als de douane mijn zending controleert?
Wij vertegenwoordigen u tijdens fysieke controles, scan- of documentcontroles. Omdat we vooraf met een schoon dossier werken (juiste classificatie, waarde, oorsprong, vergunningen), zien we controles zelden uitlopen op naheffingen. Mocht het toch gebeuren, dan begeleiden we het bezwaar.
Aan de slag
Twijfelt u of uw huidige aangiftes kloppen, of staat er een eerste import op de planning? Vraag een vrijblijvende offerte aan of neem contact op — meestal kunnen we binnen één werkdag aan de slag.