ICS2 phase 3 — qu'est-ce que cela signifie pour les importateurs ?

ICS2 (Import Control System 2) est le système européen de pre-arrival par lequel les données d’importation sont déclarées à la douane UE avant l’arrivée. Avec la phase 3, entrée en vigueur le 1er mars 2025, cela vaut désormais aussi pour le transport ferroviaire et routier - en plus de la phase 1 (poste/express aérien, depuis le 15 mars 2023) et de la phase 2 (tout fret aérien, depuis le 1er mars 2024). Pour les importateurs, cela signifie : des données complètes - y compris le code SH à 6 chiffres et une description claire des marchandises - doivent être disponibles bien avant l’arrivée, sinon un Hold suit.

Qu’est-ce qu’ICS2 exactement ?

ICS2 est le successeur de l’ancien ICS (Import Control System) et relève du Code des Douanes de l’Union (CDU, Règlement 952/2013) et du règlement d’exécution 2015/2447. Le système est conçu pour améliorer l’analyse de risques avant l’entrée - avant chargement dans l’aérien et avant arrivée dans les autres modes - et pour soutenir la lutte contre la contrebande, le terrorisme et le commerce illégal.

La base est l’Entry Summary Declaration (ENS) : une déclaration pre-arrival électronique avec données sur les marchandises, l’itinéraire, le transporteur, le destinataire et les éléments de risque. Cette ENS est traitée centralement dans la Shared Trader Interface (STI) de la Commission européenne et distribuée en temps réel aux services douaniers nationaux concernés.

Les trois phases

La phase 3 était initialement prévue en 2024 mais a été déployée par tranches :

• Carriers maritimes : 3 juin 2024
• House-level filers en fret maritime : 4 décembre 2024
• Transport ferroviaire et routier : 1er avril 2025 (date adaptée)
• Voies navigables : 1er septembre 2025

Depuis le 1er septembre 2025, tous les flux de marchandises entrant dans l’UE relèvent donc d’ICS2.

Que devez-vous fournir en tant qu’importateur ?

ICS2 exige un ensemble complet de champs de données, et c’est là que se situe le défi pratique. Les principaux :

• Code SH-6 (Système Harmonisé à 6 chiffres minimum, Nomenclature Combinée UE à 8 chiffres préférable).
• Description des marchandises en termes commerciaux clairs - pas de vagues comme “general merchandise”, “samples”, “FAK”, “spare parts” sans précision.
• Numéros EORI de l’expéditeur, du destinataire, et éventuellement du chargeur/déchargeur.
• Valeur et poids par ligne d’envoi.
• Adresses (plus de boîtes postales autorisées).
• Numéro House Air Waybill / House Bill of Lading pour les envois en consolidation.
• Données de transport : numéro de vol, navire, itinéraire ferroviaire, plaque d’immatriculation.

Les descriptions vagues sont immédiatement signalées par le système de risque UE. Une ENS avec “auto parts” est refusée ou conduit à une instruction Do-Not-Load (DNL) ou Do-Not-Unload.

Une bonne description n’est pas un texte marketing. Écrivez “joints toriques en caoutchouc pour moteur automobile, diamètre 50 mm” au lieu de “auto parts”.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

Pour le fret aérien

Le carrier (la compagnie aérienne) est légalement responsable du dépôt du Master ENS. Pour les envois en consolidation, le freight forwarder (déclarant maison) dépose la House ENS.

Calendrier :

1. Master ENS déposée par le carrier avant chargement sur les vols vers l’UE.
2. House ENS par le forwarder dès la réservation des marchandises.
3. Évaluation des risques par la douane UE en temps réel ; résultat : vert (no action), orange (contrôle supplémentaire à l’arrivée), rouge (Do Not Load).
4. Arrivée et présentation : sans déclaration ICS2 finalisée, l’envoi ne peut pas entrer.

Pour le transport routier

Pour le transport routier (depuis le 1er avril 2025), c’est le carrier-déclarant qui est responsable, souvent le transporteur routier international. L’ENS doit être déposée avant l’arrivée à la frontière extérieure UE - en pratique au minimum 1 heure avant le passage.

Pour le fret maritime

Règle des 24 heures : ENS au minimum 24 heures avant chargement dans le port de départ pour le grand large. Pour le short-sea (en Europe, durée de navigation inférieure à 24 h), des délais plus courts s’appliquent, parfois seulement 2 heures avant l’arrivée.

Le rôle du numéro EORI et des intégrations de données

ICS2 exige que toutes les parties de la chaîne aient un numéro EORI (voir notre explication sur la demande EORI). L’importateur néerlandais doit partager son EORI à temps avec le fournisseur étranger et avec le carrier ou le forwarder.

ICS2 s’intègre par ailleurs avec :

• AGS Importation : pour la déclaration d’importation définitive après l’entrée.
• NCTS : si l’envoi continue après l’arrivée sous T1.
• EMCS : pour les produits soumis à accise.
• Single Window CHED-database : pour les denrées alimentaires et plantes (voir aussi notre article checklist CVO).

Erreurs fréquentes

1. Fourniture tardive des données au carrier

L’importateur pense : “le forwarder s’en charge”. Mais le carrier doit déposer l’ENS avant chargement - parfois 24 h+ plus tôt. En cas de retard sur la facture, la liste de colisage ou le code SH, un Do Not Load suit, et l’envoi reste en arrière. Fournissez les données 48 heures avant le chargement prévu.

2. Description de marchandises vague

Reste le plus gros problème de toute la chaîne ICS2. Le système de risque UE signale automatiquement les descriptions trop génériques. Catégories qui exigent toujours plus de détails : pièces de machines, produits chimiques, textiles, électronique, denrées alimentaires.

3. EORI absent ou erroné

Un client sans EORI ou avec un numéro invalide ne peut figurer comme destinataire dans une ENS. Les importateurs occasionnels oublient souvent de demander leur EORI ou de le transmettre.

4. Boîtes postales comme adresse

Depuis la phase 2, les adresses de boîtes postales ne sont plus autorisées pour l’expéditeur ou le destinataire. Une adresse d’établissement réelle est obligatoire.

5. Sous-estimer la déclaration house

En envois consolidés, la House ENS doit aussi être déposée séparément. Les forwarders qui n’ont pas de connexion STI doivent passer par un déclarant hub - sinon des trous se créent.

6. Codes SH manquants ou erronés

Un code à 6 chiffres est obligatoire ; beaucoup de factures de vente ne mentionnent qu’un code à 4 chiffres ou pas du tout. Importez une table SH actuelle dans votre ERP et validez avant expédition.

Que faire en cas de Hold ou DNL ?

• Do-Not-Load : contact avec le carrier ; ENS modifiée ou complétée déposée avant la nouvelle fenêtre de chargement.
• Hold à l’arrivée : attendre l’instruction de contact de la Douane. Souvent une demande complémentaire de jeu de données ou un contrôle physique suit.
• Coûts supplémentaires : entreposage en entrepôt douanier durant l’enquête (10 € à 50 € par jour), surestaries pour conteneurs, livraison retardée aux clients.

En pratique, nous voyons que les importateurs bien préparés ont moins de 0,5 % de Holds, alors que les entreprises non préparées dépassent les 5 %.

Que devez-vous régler maintenant ?

• Auditez votre masterdata : codes SH 6+ chiffres par article, descriptions claires, EORI corrects des clients dans tous les pays.
• Établissez des accords avec carriers et forwarders : qui fournit quoi, et quand ? Consignez-le dans un SLA.
• Formez votre service achats et commandes : ils transmettent les données aux fournisseurs étrangers. Mauvais input = mauvaise ENS.
• Surveillez vos envois ouverts : surveillez proactivement les notifications DNL ou Hold.

Passons à l’action

ICS2 n’est pas un pic temporaire mais la nouvelle norme. Les entreprises qui ont leurs données en ordre n’ont pas de retard. Les autres paient structurellement plus en entreposage, surestaries et délais ratés.

DouaneDoc vous aide avec le screening ICS2, les audits de données et le dépôt des House-ENS le cas échéant. Voyez notre service déclaration d’importation ou demandez un devis. Pour les importateurs pharma, nous avons un article spécifique sur Pharma & ICS2 avec une attention particulière à la chaîne du froid.

Contact direct : 088 088 2407 (international : +31 88 088 2407) ou sales@aircargo.nl.